Regulamento interno da igus GmbH

para o tratamento de reclamações de acordo com a Lei da Cadeia de Abastecimento

Versão I, Edição 01.s janeiro de 2024

1. Objetivos e âmbito do tratamento das reclamações

O tratamento de reclamações da igus GmbH permite que todas as pessoas potencialmente afetadas assinalem riscos para os direitos humanos ou para o ambiente e violações de deveres que tenham surgido como resultado das atividades económicas da igus GmbH na sua própria área de negócios ou na área de negócios de um fornecedor ao longo de toda a cadeia de fornecimento.

A igus leva a sério os requisitos da Lei da Cadeia de Fornecimento e o nosso objetivo é identificar potenciais condutas impróprias ao longo da cadeia de fornecimento numa fase inicial e iniciar as medidas adequadas.

A igus alcança este objetivo, em particular, ao permitir que as informações sobre possíveis violações relacionadas com a Lei da Cadeia de Fornecimento nos sejam comunicadas e ao dar-lhes seguimento de forma consistente.

Todos os funcionários e pessoas ao longo da nossa cadeia de fornecimento podem notificar a igus de riscos ou violações dos direitos humanos ou do ambiente através do tratamento de reclamações criado pela igus.

É garantido que a notificação pode ser apresentada de forma anónima e confidencial. Isto dá à igus a oportunidade de reconhecer os riscos numa fase inicial e, na melhor das hipóteses, de os resolver antes que as pessoas ou o ambiente sejam prejudicados.

2. Procedimento para apresentação de observações/comunicação de violações do cumprimento

Existem vários canais internos para comunicar uma violação de conformidade (por exemplo notificação de superiores ou representantes dos trabalhadores) e o sistema de denúncia de irregularidades da igus está disponível tanto para denúncias internas como externas. Este pode ser utilizado sem restrições por qualquer pessoa da nossa empresa.

As violações de conformidade podem ser comunicadas em todo o mundo, 24 horas por dia, em várias línguas e gratuitamente, com apenas alguns cliques, através do nosso sistema de comunicação online Sistema Whistle-blower (reporting-channel.com).

Ao apresentar um relatório, o foco temático deve ser declarado em relação aos riscos para os direitos humanos e o ambiente ou violações de deveres na definição de § 2 Secções 2 e 3 da Lei da Cadeia de Abastecimento.

As proibições relacionadas com os direitos humanos incluem, nomeadamente

• Trabalho infantil (em regra, é proibido o emprego de crianças com menos de 15 anos)
• Trabalho forçado
• Escravatura, exploração sexual
• Incumprimento das normas de saúde e segurança de acordo com a legislação do local de trabalho
• Retenção do salário adequado
• Recurso à tortura ou a tratamentos humilhantes
• Liberdade de associação
• Qualquer ato ou omissão suscetível de prejudicar de forma particularmente grave uma posição jurídica protegida e cuja ilegalidade seja evidente.

As proibições relacionadas com o ambiente incluem, nomeadamente

• Proibição do fabrico de compostos que contenham mercúrio
• Proibição do tratamento incorreto dos resíduos de mercúrio
• Proibição da produção e utilização de determinados produtos químicos e poluentes orgânicos persistentes
• Proibição do manuseamento, recolha, armazenamento e eliminação de resíduos de forma não ecológica
• Contaminação do solo, da água e do ar e consumo excessivo de água
• Qualquer ato ou omissão suscetível de prejudicar de forma particularmente grave uma posição jurídica protegida e cuja ilegalidade seja evidente.

3. Receção e avaliação inicial dos relatórios

No âmbito de uma avaliação inicial, os RH determinam se o relatório é relevante para os direitos humanos, o ambiente ou a violação de deveres e se o relatório apresentado é correto. Segue-se uma avaliação de risco das possíveis consequências, por exemplo, utilizando uma matriz de risco.

A pessoa que fornece a informação recebe imediatamente um feedback de que a informação foi registada. Além disso, são enviados aos denunciantes, através do portal e num ambiente protegido, relatórios intercalares sobre o estado de cada etapa do processo e sobre o resultado final.

4. Procedimento de inspeção

Se a relevância e a suspeita inicial forem confirmadas, iniciamos um procedimento de investigação interna o mais rapidamente possível para esclarecer os factos. A notificação será verificada em pormenor.

5. Aplicação das medidas necessárias

Uma vez concluída a investigação, a igus verifica se são necessárias medidas para eliminar, minimizar ou prevenir a infração no futuro. Para tal, analisamos a necessidade específica de correção e melhoria. Parte desta análise também inclui ter em conta as expectativas do grupo de pessoas afetadas pela violação. As medidas necessárias podem ser medidas puramente internas na nossa divisão comercial, tais como ajustamentos de processos, novas diretrizes ou conceitos de formação melhorados. No entanto, podem também ser necessárias medidas com e para terceiros. A aplicação das medidas é controlada de forma adequada e a sua eficácia é analisada em pormenor em pequenas etapas do processo.

6. Documentação

Todos os relatórios, atividades de investigação e resultados são documentados e arquivados em locais definidos. São armazenados em conformidade com os requisitos legais e os prazos de proteção de dados aplicáveis. Os direitos de visualização e de acesso são estritamente regulamentados. Além disso, sempre que exigido por lei, informamos todos os titulares de dados sobre as investigações efetuadas e os dados pessoais tratados neste contexto.

7. Análise e comunicação de riscos

Os resultados do tratamento dos relatórios são tidos em conta na análise de risco. É elaborado e publicado um relatório anual sobre o número e o tratamento dos relatórios. Além disso, são apresentados relatórios ad hoc à direção.

8. Teste de eficácia

Analisamos a eficácia de todos os sistemas e processos acima descritos relacionados com o nosso tratamento de reclamações numa base ad hoc, pelo menos uma vez por ano.

9. Proteção dos autores de denúncias

As indicações de possíveis riscos para os direitos humanos ou o ambiente ou violações de deveres são de grande valor para a igus e para a nossa cadeia de fornecimento.

Por este motivo, o diálogo anónimo é possível durante todo o processo de tratamento da queixa. A confidencialidade da troca anónima é garantida a todo o momento. O endereço IP não é registado. Foram introduzidos os seguintes procedimentos para a proteção técnica do autor da denúncia:

• Encriptação do transporte: todos os dados armazenados nas bases de dados do Sistema Whistle-blower (reporting-channel.com) são encriptados.
• As rotinas de eliminação baseadas em regras suportam a eliminação em conformidade com a proteção de dados.
• Auditorias regulares de segurança informática controlam a segurança do sistema.

Ao apresentar um relatório no sistema de tratamento de reclamações da igus, o denunciante não é ameaçado com quaisquer consequências negativas. A confidencialidade do intercâmbio é assegurada a todo o momento (ver secção 3) e é também garantida internamente por medidas adequadas.

10. Contacto

Se tiver quaisquer comentários ou sugestões relativamente ao nosso tratamento de reclamações, não hesite em contactar o nosso departamento de RH através do número +49 2203 9639-151.